Administración de áreas de trabajo

Una vez que hemos realizado un informe en Power BI desktop es hora de compartir el mismo e incluso podemos compartir el conjunto de datos con usuarios de nuestra organización o con personas externas a la misma.

Power BI nos da las herramientas para compartir nuestros informes con audiencias y organizaciones de una manera mas amplia. Para esto tenemos las AREAS DE TRABAJO.

Un área de trabajo es un repositorio en el servidor en que se puede colaborar con colegas y con otros equipos para crear grupos de informes y paneles.

Existen dos tipos de areas de trabajo:

• My workspace: En mi area de trabajo sirve para trabajar con nuestro propio contenido. Solo el administrador podra tener acceso y no se puede compartir el contenido. Si quieres comparti contenido debes ir a Workspaces.
• Workspaces: ac en las areas de trabajo se puede colaborar y compartir contenido con colegas. Se puede agregar colegas, colaboradores para desarrollar dashboards, reportes, contenido y datos. Cada colaborador debera tener cuenta de Power BI Pro o Premium Per User.

Las AREAS DE TRABAJO tienen las siguientes ventajas:

• Permiten guardar los informes y dashboards para el uso de varios equipos y así ayudar a la colaboración.
• En un solo entorno web se podrá compartir y presentar informes
• Mantener altos niveles de seguridad en cuanto al acceso de datos, informes y dashboards.

Creación de un área de trabajo

Para crear tu área de trabajo debes ir al servicio de Power BI. Luego en la barra izquierda deberás ir a MI AREA DE TRABAJO. Y así podrás crear un área de trabajo.

• Nombre del área de trabajo: deberás asignar un nombre
• Descripción: podrás describir de que se trata del área de trabajo
• Avanzado: podrás crear una lista de contactos de usuarios que recibirán una notificación.

Los usuarios que incluyas serán los administradores del área de trabajo y que también podrán agregar usuarios a la misma.

Una vez llenado la información para la creación del área de trabajo deberás seleccionar GUARDAR.

Y así has creado un área de trabajo.

Asignación de roles para el área de trabajo

Ahora que tenemos creado una área de trabajo, supongamos que ahora usted desea colaboración con otros equipos para crear tableros o informes. 

Usted como propietario del área de trabajo, desea que se proporciona el acceso adecuado a cada miembro del equipo. 

Consideremos que en este equipo pueden haber usuarios de los informes, así como desarrolladores.

Los roles son muy importantes para designar que pueden hacer de acuerdo al rol asignado.

Entre las opciones que tenemos de asignación de ROLES son:

• ADMINISTRADOR
• Puede agregar y quitar otros usuarios
• Puede publicar, actualizar o compartir una aplicación en un área de trabajo
• Puede crear, editar, eliminar y publicar informes y contenido en un área de trabajo
• Puede ver informes y paneles, e interactuar con ellos en un área de trabajo
• Puede configurar actualizaciones de datos
• MIEMBRO
• Puede completar todas las tareas asociadas a los administradores, PERO no agregar ni quitar usuarios.
• NO podrá eliminar el área de trabajo
• NO podrá actualizar los datos del área de trabajo.
• COLABORADOR
• No puede agregar ni quitar usuarios
• No puede publicar, actualizar, ni editar una aplicación en el área de trabajo
• PUEDE crear, actualizar y publicar contenido e informes dentro del área de trabajo
• PUEDE programar actualizaciones de datos.
• VISOR
• No puede agregar ni quitar usuarios
• Solo puede ver el informe o tablero en el área de trabajo
• Puede leer los datos almacenados en flujos de datos del área de trabajo.

Para asignar los ROLES antes mencionados, vayamos al área de trabajo que se ha creado y en la esquina superior izquierda en el menú encontraras ACCESO.